Conduire des réunions avec efficacité

Faire avancer des projets ou débloquer des situations complexes lors de réunions.

Assurer une animation dynamique et efficace. Faire produire le groupe et engager les participants pour obtenir des décisions et un plan d’action validés par tous.

Cette formation vous apporte la méthodologie et les techniques indispensables pour préparer, animer et faciliter la transformation en actions concrètes à l’issue de vos réunions.

Objectifs

Gérer l’amont et l’aval : préparation, convocation, compte rendu, suivi
Fixer des objectifs clairs et réalistes
Savoir gérer le groupe et les individualités, savoir recadrer, faire avancer
Améliorer l’efficacité des réunions

Programme

Préparer la réunion

Décider d’organiser (autre moyen, objet valide…)
Savoir qui convoquer
Organiser la participation, inciter les membres à préparer eux-mêmes
Démasquer les obstacles cachés
Définir les sujets et l’ordre du jour
Savoir déterminer un temps prévisionnel pour chaque thème
Anticiper des méthodes de travail à mettre en place : tour de table, échanges en sous-groupe, tableau à remplir par le groupe, post-it, brainstorming, moments ludiques…
Organiser les convocations

Animer la réunion

Déterminer les différentes phases d’une réunion : objectifs, résultats attendus…
Communiquer les règles de fonctionnement et obtenir l’adhésion
Définir le plan de la réunion
Introduire une dynamique de coopération, d’échange entre les membres
Utiliser les méthodes qui font avancer un groupe vers le résultat attendu
Connaître les rôles (animateur, participants)
Affirmer son leadership et son rôle de facilitateur pour faire produire le groupe
Connaitre les astuces pour recadrer en cas de dérapage et gérer les objections de façon constructive
Utiliser la gestion du temps pour accélérer vers l’objectif
Conclure une réunion

Assurer un suivi

Comment rédiger un compte rendu
Conclure une réunion par un résumé efficace des décisions prises et des actions à mener
Favoriser la prise de décision et l’implication des participants

Appliquer les règles d’or de l’autoévaluation et du diagnostic pour progresser (le fond, la forme)

Gérer les situations diverses

Faire participer une large assemblée avec la méthode des post-it
Animer un brainstorming : principes et méthodes
Mettre en place une réunion sur l’analyse et la résolution de problèmes : savoir, pouvoir, vouloir
Gérer désaccords et conflits, les comprendre
Gérer les personnalités difficiles
Utiliser la stratégie des alliés pour gérer un opposant agressif
Maîtriser les stratégies : collaboration, acceptation, compromis…