« Je n’ai pas eu le temps », « je suis débordé », « je ne m’en sors plus avec tout ce travail », « je pensais avoir le temps », « mais où passe mon temps ? »
Notre rapport au temps est plus ou moins compliqué…trop tôt, trop tard, vouloir tout gérer et ne pas y arriver, se fatiguer à courir pour tout faire et finir sa journée épuisé et frustré…on peut tous avoir connu cela. La gestion du temps serait-elle la solution ?

 

 

LES RAISONS POUR MIEUX GERER SON TEMPS

La gestion du temps augmente l’efficacité et redonne de l’équilibre entre temps professionnel/temps personnel. Gérer son temps évite le stress chronique et permet de passer de « je subis » à « j’agis », de travailler sur son libre-arbitre et de se poser les bonnes questions telles que « cette tache vaut-elle le coup (le « coût ») que je la fasse ? » Quelle est ma méthode actuelle de gestion du temps ?
Comment bien utiliser mon «budget-temps» ? Quelles sont mes priorités ?
Comment agir au quotidien pour respecter (et faire respecter) mes priorités ?

 

NOTRE COMPORTEMENT FACE AU TEMPS

Notre attitude et réaction face à une situation donnée dépendent en partie de notre personnalité et de nos habitudes de fonctionnement. Aussi, face au temps, notre comportement varie.
Le but de mieux se connaitre est de choisir une méthode de gestion de temps adaptée à nos goûts, à nos habitudes, à notre caractère et à nos contraintes.

Voici 5 types de comportements ; dans lequel (ou lesquels) vous retrouvez-vous ?

  • Le relationnel : « Fais plaisir »

o A du mal à dire non
o « Fait » pour être reconnu
o N’aime pas les conflits et les fuit
o Se laisse facilement déborder et déranger

  • Le débordé : « Fais vite »

o Agit sous le stress
o Se bat contre la montre
o Ne priorise pas
o Fait plusieurs choses à la fois

  • Le travailleur : « Fais des efforts »

o A peur de ne pas être à la hauteur
o Croit qu’il faut travailler dur pour y arriver
o Se sur-adapte souvent
o A tendance à faire compliqué

  • Le super Hercule : « Sois fort »

o Exprime peu ce qu’il ressent
o A l’impression qu’il doit se débrouiller tout seul
o Assume face aux difficultés
o A une grande discipline intérieure

  • Le perfectionniste : « Sois parfait »

o Est exigent, prudent
o A besoin de vérifier, contrôler
o Va souvent au- delà des attentes
o Est souvent insatisfait

LA METHODOLOGIE A ADOPTER

Ce sont les premiers secours qui vont nous aider à réparer notre rapport au temps ; outils à mettre en place en se fixant des objectifs.

  • Le relationnel : « J’ai le droit de penser à moi d’abord »

o Se protéger des dérangements
o Se fixer des objectifs et les communiquer
o S’entraîner à dire non

  • Le débordé : « J’ai le droit de prendre mon temps »

o Planifier et organiser
o Se fixer des priorités
o Anticiper et préparer

  • Le travailleur : « J’ai le droit de me reposer »

o Penser en terme de réussite
o Faire une seule chose à la fois
o Aller à l’essentiel et simplifier

  • Le super-hercule : « J’ai le droit d’être plus cool »

o Etre plus ouvert, plus souple
o Laisser faire les autres aussi
o S’occuper de soi, lâcher-prise

  • Le perfectionniste : « J’ai le droit à l’erreur »

o Etre plus réaliste (délais, moyens…)
o Se fixer des échéances courtes
o Faire confiance aux autres

 

LES LOIS FONDAMENTALES EN GESTION DU TEMPS

Ce sont des règles que l’on peut vérifier à tous moments et dont nous devons tenir compte dans « notre recherche du temps perdu ». Elles nous aident à réfléchir, entre autres, à cette notion de temps objectif/temps subjectif : « quand on aime une tâche, on ne voit pas le temps passer ».

• Loi de PARKINSON : Le travail a tendance à se dilater jusqu’à occuper tout l’espace disponible
• Loi de MURPHY : Toute chose prend plus de temps que prévu
• Loi d’ILLICH : Au-delà d’un certain seuil d’activité, l’efficacité décroit
• Loi de CARLSON : tout travail interrompu est moins efficace qu’un travail continu
• Loi de FRAISSE : Plus l’intérêt et le plaisir sont grands et plus le temps passe vite
• Loi de PARETO : 20% de nos activités produisent 80% de nos résultats
• Loi de DOUGLAS : dossiers et documents s’accumulent jusqu’à remplir la totalité des rangements disponibles
• Loi de LABORIT : tendance naturelle à repousser à plus tard ce qui difficile et désagréable

ET LES PROPOSITIONS CONCRETES A APPLIQUER

Ces conseils vous permettront d’être plus serein et confiant dans la gestion de votre poste de travail et de vous consacrer au coeur de vos missions.

  •  Se fixer des budgets-temps pour chaque tâche (durée et délai)
  • Prévoir l’imprévu ; laisser des marges de sécurité
  • Faire la différence entre urgent et important
  • Apprendre à relativiser le ‘tout urgent’
  • Redonner la priorité aux tâches importantes, à haut rendement
  • Arrêter de procrastiner (reporter à plus tard) les tâches désagréables
  • Anticiper et préparer grâce à la planification
  • Gérer la performance en allant à l’essentiel
  • Identifier les facteurs de pertes de temps
  • Se fixer des rendez-vous de classement, de rangement
  • Pratiquer le mode retrait/interaction dans la journée
  • Repérer ses rythmes biologiques et savoir faire des pauses
  • Alterner la nature des tâches pour relancer la concentration
  • Avoir un objectif de réalisation par jour
  • Savoir déléguer ou demander de l’aide

UTILISER LA METHODE N.E.R.F.A.C. POUR PRIORISER ET PLANIFIER

La planification peut se faire à l’année, au mois et/ou à la journée. Selon son poste, on planifie de 20 % à 70 % de son travail. Le reste du temps est à consacrer à la réflexion et aux échanges.

• Noter les activités
• Estimer la durée moyenne de réalisation pour chacune
• Réserver du temps pour les imprévus
• Fixer des délais de fin de tâches
• Arbitrer par priorité selon le degré d’importance
• Contrôler le travail fait ou bien reporter

SAVOIR DIRE NON AUX DERANGEMENTS ET SURCHARGES

Pour ne pas culpabiliser d’avoir à dire non, il est important de comprendre que l’on dit non à la demande et pas à la personne.

  • Être bien certain de comprendre la demande (de quoi s’agit-il ? qu’attendez-vous de moi ? pour quand le voulez-vous ?)
  • Mesurer les risques de dire oui (l’engagement)
  • Communiquer sur le travail en cours
  • Rester poli et compréhensif
  • Demander, si besoin, un temps de réflexion
  • Eviter d’être « le sauveteur », « l’irremplaçable », « le trop serviable »

LES DIFFERENTES METHODES DU SAVOIR DIRE NON

Elles s’appliquent en fonction du demandeur, du type de demande et peuvent se combiner entres elles.

  • Commencer sa réponse par non et avoir un argument de refus
  • Demander une contrepartie négociée
  • Pratiquer le refus conditionné (délais, qualité, moyens)
  • Proposer une solution de remplacement
  • Faire un refus partiel

OPTIMISER LE MODE DE COLLABORATION AVEC LES AUTRES

Aller au devant des autres, gérer les malentendus et les conflits, être positif et concret sont autant d’atouts pour être plus efficace.

  • Avoir des idées, faire des propositions
  • Venir avec des solutions
  • Prendre rendez-vous avec son responsable, son collègue
  • Utiliser le ‘nous’ dans la communication
  • Mettre ses compétences au service de la collectivité
  • Savoir négocier échéances, délégations de tâches
  • Prévenir les crises (si….alors…)

MIEUX GERER SA BOITE MAIL

Pour ne plus être « aliéné » par de fausses urgences, des priorités qui n’en sont pas (c’est « juste un mail ») et avoir un mode d’organisation, gain de temps :

  • Préparez dans le logiciel de courrier électronique des dossiers de réception séparés pour chaque destinataire
  • Filtrer les messages pour les classer directement dans ces dossier
  • Demander au logiciel de « poubelliser » les courriers indésirables
  • Créer des dossiers et sous dossiers par sujet à classer après traitement
  • Supprimer l’alerte ‘nouveau message’
  • Choisir des moments dans la journée pour consulter sa boite mail
  • Appliquer la méthode TRAP : transférer, ranger, agir, poubelliser
  • Utiliser un code couleur pour mettre en évidence les mails les plus importants pour vous
  • Rédigez des mails courts, concis et compréhensibles en évitant le terme « urgent » en objet.

POUR CONCLURE

Deux règles encore ont leur importance en gestion du temps :

  • « Il faut savoir prendre du temps pour en gagner » et
  • « Il vaut mieux préparer plutôt que réparer »

Les formations et les coachings que je vous propose sont des outils utiles et pratiques qui ont fait leurs preuves ; venez les découvrir et approfondir cette thématique du temps, devenu un bien si précieux aujourd’hui.

Par Nadine BOUDINOT, coach et formatrice en développement personnel