Rédiger des mails efficaces : principes essentiels

Il est indispensable aujourd’hui de soigner sa communication via la messagerie, tant en interne avec ses collègues, collaborateurs ou responsables, qu’en externe avec ses clients, partenaires ou encore avec les institutionnels.

Cette formation apporte les clés et conseils pour que chacun ait connaissance des principes essentiels qui régissent nos échanges quotidiens.

De nombreuses  formules à adapter sont également proposées pour un  gain de temps appréciable.

Objectifs

• Sensibiliser les participants à une culture de l’écrit spécifique à son environnement professionnel
• Élargir ses compétences dans la rédaction quotidienne de ses messages
• Répondre à des questions essentielles : quels sont les critères et contraintes associés à ce type d’écrit et comment améliorer la qualité de ses messages ?

Programme

Les enjeux de la communication via la messagerie

• La notion d’image : image de l’entreprise / image de soi et le principe de précaution
• Les implications dans le relationnel à l’externe et en interne
• Les attentes implicites des destinataires voire leurs exigences

Des conseils essentiels sur le style

• Les pièges ou maladresses récurrentes : syntaxe et longueur requise des phrases
• Le vocabulaire (celui à bannir notamment) et le style : les erreurs à éviter
• La concision dans l’objet et le message
• Communication orale et communication écrite : les différences et les contraintes informelles
• Les choix de formulations pour l’entrée en contact et pour conclure son message
• Quelques phrases-clés à adapter pour informer, conseiller, confirmer, relancer, refuser, etc.

Les objectifs du message

• Comment relancer et traduire l’urgence sans déplaire ?
• Comment présenter des excuses ?
• Comment refuser sans heurter ?
• Comment hiérarchiser son message pour plus d’impact ?

Les principes de base

• Le ton juste et la diplomatie nécessaire dans les échanges
• Les obligations du rédacteur : la relecture. Quelle méthode appliquer pour des écrits irréprochables ?

Atelier rédactionnel

Entraînement proposé aux participants l’après-midi. Les thèmes s’inspirent directement des situations rencontrées dans leur quotidien.

• Choix de messages sélectionnés au préalable par les participants et analyse corrective en groupe
• Rédaction de mails types (dont l’objet serait récurrent) ou selon besoins avec un contenu plus sensible (propositions des rédacteurs)

Pour qui ?

• Toute personne amenée à communiquer au quotidien via la messagerie électronique

Pédagogie

• Dans son approche pédagogique, la consultante sollicite et implique le groupe afin que celui-ci mène une réflexion constructive sur ses pratiques et celles qu’il est possible de leur substituer
• Les exemples comme les exercices s’inspirent de cas professionnels
• Les méthodes appliquées favorisent l’interactivité à l’intérieur du groupe
• Des échanges sur ses pratiques et ses difficultés
  • Des exemples précis sur les critères d’un message efficace
  • Des études de cas professionnels inspirés du quotidien et une analyse corrective en groupe
  • Des conseils individualisés
  • Des outils pragmatiques au service de son activité professionnelle